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5 claves para que tus viajes de negocio no se conviertan en una pesadilla


Planificación y tecnología son fundamentales para garantizar la eficiencia y el éxito en los viajes corporativos

Retrasos, incidencias con la documentación, excesos de equipajes, horarios incumplibles, gastos inesperados… éstas son sólo algunas de las pesadillas de los viajeros de negocio. ¿Cómo evitarlas?

Hay cinco grandes claves para que tus viajes de negocio no se conviertan en una pesadilla:

1. Definir una política de viajes. La planificación es la clave para alcanzar el éxito. Es indispensable que cada empresa, por pequeña que sea, defina una política de viajes adaptada a sus necesidades y a sus objetivos. En ella debe estar claro cada aspecto del viaje, desde el perfil del viajero hasta las características de los desplazamientos o de los alojamientos, pasando por la gestión de las dietas y otro tipo de gastos.

2. Detallar la agenda, tanto en el viaje como para la oficina. Cada reunión que forme parte del viaje de negocios ha de estar bien prevista, pero también hay que prever que quienes se quedan en la oficina tengan instrucciones precisas acerca de cómo atender, en caso necesario, el trabajo de la persona que ha viajado. Resulta útil pensar que el viaje no comienza cuando el viajero toma el tren o el avión, sino durante los días anteriores: un pre-travel bien organizado permite adelantar trabajo y optimizar la productividad de la plantilla.

3. Utilizar la tecnología. Las herramientas tecnológicas de Viajes 2000 by BCD travel permiten no sólo ahorrar tiempo en cada fase del viaje, sino también aunar toda la documentación necesaria (billetes, reservas de hotel, etc.) y, además, disponer de un contacto permanente con la agencia de viajes en caso de emergencia.

4. Planificar el equipaje. Este requisito es imprescindible, sobre todo, para viajes de negocio de larga estancia. Es importante saber qué tipo de tareas se desarrollarán en el destino para establecer el código de vestimenta adecuado y, así, poder hacer la maleta óptima. De este modo se evitarán sorpresas de última hora, como exceso de equipaje o, en caso contrario, no disponer de la ropa o complementos apropiados para los distintos eventos que el viajero de negocios deba atender.

5. Dejar tiempos de ‘colchón’. Aunque en los viajes corporativos el tiempo es oro, no se debe apurar los horarios, sino dejar pequeños huecos en la agenda para posibles retrasos en transporte o imprevistos en forma de reuniones que se alargan. Llegar tarde a una cita deja una mala impresión que puede frenar el éxito del viaje corporativo.

En Viajes 2000 nos distingue la atención personalizada y el detalle en la gestión de los viajes de negocio de nuestros clientes. Te escuchamos, nos adaptamos a tus necesidades y a tus preferencias y hacemos que cada uno de tus viajeros se sienta como en casa, por lejos que esté de la oficina. Y siempre cumpliendo de manera exquisita tu política de viajes.

Si quieres probar la atención premium y la excelencia con compromiso en el business travel, contáctanos en el correo comercial@viajes2000.com.

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